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Cloud-Lösungen für Unternehmen

Cloud-Dienste für Unternehmen

Eine Cloud – auch als Wolke bezeichnet – ist nichts anderes als die Übertragung von Daten von einem Gerät auf einen externen Server. Diese ausgelagerten Daten können von einem beliebigen Gerät aus wieder von dort heruntergeladen werden. Auch anderen Personen kann der Zugriff auf diese Daten gewährt werden.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, komplette Programme in die Cloud auszulagern. Dies ist zum Beispiel bei Office 365 von Microsoft der Fall. Hier kann man Excel-Dokumente online bearbeiten, ohne das Programm auf dem eigenen Rechner laden zu müssen.

Das Cloud-Computing hat sich in den letzten Jahren in vielen Unternehmen durchgesetzt. Die Firmen benutzen die Cloud, um Inhalte auszulagern und diese mit anderen zu teilen. Gerade innerhalb des Unternehmens wenden die Mitarbeiter diese Methode an, um von überall aus auf ihre Daten zugreifen zu können. Das ermöglicht eine neue Art von Flexibilität, die gerade das Arbeiten im Homeoffice erleichtert.

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Dropbox und iCloud verwenden

Aufgrund des aktuellen Booms der Cloud-Anwendungen haben sich zahlreiche Anbieter am Markt etabliert. Zu den bekanntesten gehören Dropbox oder die iCloud von Apple.

Hinter dem Clouddienst Dropbox stehen die Gründer Drew Houston und Arash Ferdowsi, die das Unternehmen bis heute zu einem der größten Anbieter für Onlinedienste ausgebaut haben. Der Vorteil an der Cloudspeicherlösung ist, dass Dropbox schnell und zuverlässig arbeitet. Im Kern ist Dropbox ein Webdienst, der einen reibungslosen Austausch von Dateien sicherstellt. In der kostenlosen Version stehen ungefähr 2 GB zur Verfügung. Diese Größe kann durch verschiedene Maßnahmen erweitert werden. Lädt man z. B. weitere Personen zur Dropbox ein, die dann auch den Onlinedienst verwenden, stehen einem mehr GB zur Verfügung.

Sind die Daten und Dokumente erst einmal in den virtuellen Ordner geladen, so kann man diesen für bestimmte Personen freigeben. Nur diese ausgewählten Personen haben dann Zugriff auf den Ordner und können diesen nach Freigabe auch verändern oder ergänzen. Ebenfalls ist es möglich, eine Datei mittels Link mit anderen zu teilen. Den Link braucht man nur an die entsprechenden Personen per Einladung zu versenden.

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Die Sicherheit der Daten wird durch eine strenge Architektur von Dropbox gewährleistet. Die Daten werden mittels eines Back-ups auf dem Server kontinuierlich gesichert, sodass sie vor einem eventuellen Verlust geschützt sind. Man selbst erhält nur Zugriff auf seine Daten, wenn man Passwort und Benutzername eingibt. Bei Problemen und Fragen bietet der Clouddienst einen umfassenden Support an. Auf der Website des Unternehmens findet sich eine ausführliche Hilfestellung mit allen wichtigen Funktionsbereichen. Ein eigenes Forum unterstützt die Anwender ebenfalls bei möglichen Schwierigkeiten.

In der kostenpflichtigen Premiumversion steht dem Nutzer mehr Speicher zur Verfügung. Zusätzlich ist ein Verwaltungstool integriert, mit dem sich Teammitglieder organisieren lassen und sich der Speicherplatz kontrollieren lässt. Die kostenlose Version reicht eigentlich für den täglichen Gebrauch aus und beinhaltet fast die gleichen Funktionen wie die kostenpflichtige Variante. Hier liegt es im Ermessen des Nutzers, welche Version am Ende verwendet wird.

Ein weiterer bekannter Onlinedienst ist iCloud. Das Tool ist auf jedem Apple-Programm installiert und bietet einen kostenlosen Speicher von 5 GB an. Alle hochgeladenen Dateien können von jedem Apple-Gerät aus erreicht werden. Das Besondere an iCloud ist, dass sich Kontakte, Kalender und Erinnerungen mit der Cloud synchronisieren lassen. Wird ein Eintrag auf einem Gerät aktualisiert, so ist dieser auch auf allen anderen Geräten aktualisiert. iCloud erstellt automatisch Sicherheitsupdates, sodass bei einem Verlust alle Daten auf das neue Gerät geladen werden können. Des Weiteren bietet Apple die Zwei-Faktoren-Authentifizierung an, damit der unerlaubte Zugriff auf die sensiblen Daten verhindert wird. Doch auch hier kostet mehr Speicherplatz Geld. Allerdings kann man sich dann den Platz auf bis zu 2 TB erweitern lassen. Eine weitere interessante Funktion ist die Familienfreigabe, mit der man mit der Familie Einkäufe aus iTunes, dem App Store und Apple Music teilen kann.

Welche Vorteile und Nachteile haben Cloud-Anwendungen?

Die Vorteile für Unternehmen liegen klar auf der Hand. Der einfache Austausch von Daten ist eine kostengünstige Alternative zu aufwendigen Serverlösungen. Die Auslagerung der Daten erspart Unternehmen die zeitaufwendige Einrichtung und Wartung eines eigenen Servers. Sie müssen sich nicht um Sicherheitsupdates kümmern und haben bei technischen Problemen jederzeit einen Ansprechpartner. Die bereits beschriebene Flexibilität ermöglicht einen Zugriff auf die Daten von überall aus. Dies ist gerade für virtuelle Meetings und Homeoffice-Arbeiten von Vorteil.

Mit der Auslagerung der Daten gibt man diese einem fremden Unternehmen preis. Die Anbieter garantieren für den notwendigen Datenschutz und die Sicherung der Daten. Doch bleibt immer ein Restrisiko, dass die Dokumente in Diebeshände geraten. Gerade mit der neuen Datenschutzverordnung, die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen mehr auf die Sicherheit ihrer Daten achten. Deshalb ist es nicht ratsam, sensible Personendaten in die Cloud auszulagern. Es besteht die Möglichkeit, mit dem Cloud-Anbieter einen speziellen Vertrag zu diesem Thema abzuschließen. Dadurch kann man die wichtigsten Datenschutzvereinbarungen untereinander abklären. Doch eine rechtliche Unsicherheit bleibt.

Aus diesem Grund sollte sich jedes Unternehmen vorab überlegen, welche Daten es auslagern möchte und welche nicht.